館藏檔案數(shù)據(jù)庫(kù)調(diào)研報(bào)告范文
檔案信息化是檔案管理發(fā)展的必然方向，也是檔案工作適應(yīng)信息化社會(huì)的必然要求，而檔案信息化最基礎(chǔ)性的工作就是檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。為推動(dòng)我縣檔案信息化發(fā)展，順利開展館藏檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，我局組織業(yè)務(wù)人員，多次到省、市檔案局及兄弟縣市參訪，專項(xiàng)調(diào)研館藏檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)具體做法及進(jìn)展情況�，F(xiàn)將相關(guān)情況報(bào)告如下：
一、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)概念
檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是指將檔案案卷目錄信息、文件目錄信息、文件全文內(nèi)容及相關(guān)檔案管理信息進(jìn)行數(shù)字化處理形成的檔案信息集成，主要包括案卷目錄數(shù)據(jù)、文件目錄數(shù)據(jù)與文件全文數(shù)據(jù)，而檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)只是檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)其中的一小部分，主要包括案卷目錄數(shù)據(jù)與文件目錄數(shù)據(jù)，只是檔案管理過程中檢索工具的信息化。
二、工作任務(wù)與現(xiàn)狀
檔案信息化是檔案管理工作的必然要求，全國(guó)、全省、全市的館藏檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作從“十一五”期間開始啟動(dòng)，我縣目前只是進(jìn)行了目錄數(shù)據(jù)采集錄入之前檔案的規(guī)范整理工作，目錄數(shù)據(jù)采集錄入工作至今尚未啟動(dòng)，在全省、全市處于落后位置，欠賬大。根據(jù)上級(jí)檔案部門工作部署，要求我縣2013年以前必須完成檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，時(shí)間非常緊迫，任務(wù)十分艱巨。
三、省、市檔案局及兄弟縣市的做法
通過對(duì)省、市檔案局及此項(xiàng)工作完成較好的、、、等兄弟縣市的.參訪學(xué)習(xí)，歸納其做法主要為以下幾點(diǎn)：
1、本局指定專門人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施；
2、聘請(qǐng)電腦錄入人員進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入；(如省檔案局將全文掃描業(yè)務(wù)外包公司；市檔案局及、、、等將目錄數(shù)據(jù)電腦錄入工作聘請(qǐng)電腦熟練人員完成。)
3、設(shè)立專門場(chǎng)所，購(gòu)置專用電腦及相關(guān)設(shè)備，制定相關(guān)管控制度；
4、財(cái)政專項(xiàng)投入，保障館藏檔案目錄數(shù)據(jù)電腦錄入經(jīng)費(fèi)。（市檔案局及、、、等電腦錄入工資均以錄入條目數(shù)量計(jì)算，每條0.3元，縣最少，為50萬(wàn)，其余縣市都在上百萬(wàn)元，所需經(jīng)費(fèi)均為財(cái)政專項(xiàng)投入）
四、主要工作內(nèi)容及我縣工作量、經(jīng)費(fèi)概算
（一）、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作主要包括以下內(nèi)容：
1、目錄數(shù)據(jù)采集錄入前館藏檔案的規(guī)范整理工作；
2、檔案案卷目錄數(shù)據(jù)的采集錄入工作；（每一案卷?xiàng)l目采集錄入內(nèi)容包括檔案館代碼、案卷級(jí)檔號(hào)、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、案卷題名、責(zé)任者、起始時(shí)間、終止時(shí)間、保管期限、文件數(shù)量、頁(yè)數(shù)、控制符等13個(gè)項(xiàng)目）
3、文件目錄數(shù)據(jù)的采集錄入工作；（每一文件條目采集錄入內(nèi)容包括檔案館代碼、文件級(jí)檔號(hào)、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、起始頁(yè)號(hào)、責(zé)任者、文件編號(hào)、文件題名、文件件號(hào)、文件時(shí)間、文件稿本、控制符、密級(jí)、保管期限、頁(yè)數(shù)等16個(gè)項(xiàng)目）
4、錄入數(shù)據(jù)的檢查校對(duì)、備份、匯總上報(bào)及日常維護(hù)等。
（二）、我縣館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作量及經(jīng)費(fèi)概算：
至2012年底，縣檔案館館藏檔案跨度百年數(shù)量近8萬(wàn)卷，根據(jù)今年全縣檔案登記數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，全縣到期應(yīng)進(jìn)館但尚未進(jìn)館的檔案還有近12萬(wàn)卷，在全市數(shù)量最多，我縣檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作量非常巨大。
錄入條目計(jì)算：案卷目錄錄入條目20萬(wàn)條+文件目錄錄入條目500萬(wàn)條（平均每卷檔案計(jì)25份文件）＝520萬(wàn)條
聘請(qǐng)人員進(jìn)行電腦錄入工作所需經(jīng)費(fèi)計(jì)算：520萬(wàn)條×0.3元／條＝156萬(wàn)元
五、我縣檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作存在的困難
1、工作量非常大，欠賬非常多，時(shí)間非常緊；
2、人才短缺。近十多年來(lái)，縣檔案局除因領(lǐng)導(dǎo)調(diào)動(dòng)進(jìn)入檔案局外，再無(wú)專業(yè)人才，尤其是沒有電腦專業(yè)人才進(jìn)入檔案局，現(xiàn)有工作人員年齡普遍較大，平均年齡48歲，已較難適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的要求；
3、硬件不足。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)所需專用電腦及相關(guān)設(shè)備因經(jīng)費(fèi)所限至今無(wú)法購(gòu)置；
4、經(jīng)費(fèi)尚無(wú)落實(shí)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作前所未有，在較短的時(shí)間內(nèi)要消化數(shù)十年，甚至上百年的歷史欠賬，所需經(jīng)費(fèi)較大，而上級(jí)財(cái)政又無(wú)此項(xiàng)工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，迫切需要縣級(jí)財(cái)政專項(xiàng)投入，以保障檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作的順利開展。
六、我縣檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作的組織實(shí)施
1、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。成立以局長(zhǎng)為組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)股室長(zhǎng)為組成人員的專項(xiàng)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，指定專門人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施。制定專項(xiàng)工作方案；
2、組建專業(yè)隊(duì)伍。通過招聘電腦操作熟練人員組建數(shù)據(jù)錄入專業(yè)隊(duì)伍，并簽定責(zé)任狀；
3、解決場(chǎng)所設(shè)備。通過辦公室調(diào)整，騰出電腦錄入專用房間，盤活辦公電腦，添置大型掃描儀等必要專用設(shè)備；
4、解決專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。電腦錄入工作經(jīng)費(fèi)需156萬(wàn)元，還需添置相關(guān)設(shè)備，敬請(qǐng)縣領(lǐng)導(dǎo)解決我縣檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)170萬(wàn)元。
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