河北省黨政機關公文處理工作實施細則

　　中共河北省委、河北省人民政府今年6月26日印發(fā)的《河北省黨政機關公文處理工作實施細則》以下簡稱《實施細則》)已于今年7月1日正式施行�！秾嵤┘殑t》與河北省人民政府2000年12月28日印發(fā)的《河北省國家行政機關公文處理實施細則》內(nèi)容、格式變化情況解讀如下。

　　一、《實施細則》內(nèi)容變化情況

　　《實施細則》共有15個文種，分別是：決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。

　　原《河北省國家行政機關公文處理實施細則>(冀政〔2000〕號)中的13個文種，在《實施細則》中均保留沒有變動，將原“會議紀要”改為“紀要”。此外增加了決議、公報兩個法定文種(主要由黨委系統(tǒng)發(fā)文使用)。

　　同時增加了10個非法定文種，包括講話稿類、計劃類、規(guī)章類、總結(jié)類、調(diào)研建議類、禮儀類、書信類、告啟類、記錄類、契約類。

　　第一章“總則”部分第七條增加了“各級黨政機關辦公廳(室)主管本機關的公文處理工作，負責制定和組織實施公文處理工作規(guī)章制度，對下級、同級機關的公文處理工作進行業(yè)務指導、督促檢查。”

　　第八條增加了“各級黨政機關應當設立文秘部門或者指定專人負責公文處理工作。”“部門、單位根據(jù)工作需要設立文秘機構(gòu)或者明確相應機構(gòu)由專人負責公文處理工作。”

　　第九條增加了“各級黨政機關應當加強公文處理業(yè)務培訓。黨校、行政學院應當把黨政機關公文處理工作內(nèi)容納入干部培訓教學計劃。公務員招考應當有公文處理工作知識。”

　　第四章“行文規(guī)則和規(guī)格”部分第二十一條增加了“黨政機關行文必須遵循行文規(guī)則和處理公文的行為規(guī)范，正確處理行文關系，準確把握行文方向，以恰當?shù)男形姆绞叫形?必須堅持規(guī)則執(zhí)行的強制性、與文種的關聯(lián)性、與行文關系的對應性;必須嚴格規(guī)范，按照行文規(guī)則、行文規(guī)程操作，提高行文效率;必須確有必要，講求實效，注重指導性、針對性和可操作性。”

　　第二十二條增加了“行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。必須正確處理行文關系，按照隸屬關系和職權范圍行文，按照黨政機關之間的領導關系、指導關系、管理關系、協(xié)作關系等決定行文依據(jù)、公文內(nèi)容、文種使用、文字組織等。”

　　第二十三條增加了“向上級機關行文，應當遵循以下規(guī)則：(一)原則上主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。”

　　增加了“下級機關的請示事項，如需以本機關名義向本機關的上一級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報。”

　　增加了“請示事項應當是須經(jīng)上級機關審查批準的事項。1.請示應當一文一事，并附有情況說明、背景材料等。2.請示機關和受理機關應當具有直接的隸屬關系或者業(yè)務指導關系。3.請示事項涉及其他部門職權范圍時，應當經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報;經(jīng)協(xié)商未能取得一致意見的，應當在請示中說明。4.受理請示，上級機關可以本機關名義批復或者批轉(zhuǎn)，也可授權辦公廳(室)辦理或者函復。”

　　增加了“除上級機關負責人直接交辦事項外，應當按程序以行文機關的名義報上級機關，不得以本機關名義向上級機關負責人個人報送公文，不得以本機關負責人個人名義向上級機關報送公文。”

　　增加了“黨委、政府部門管理的企事業(yè)單位應當向其主管部門行文，不直接向黨委、政府行文。”如省屬企業(yè)可通過省國資委向省政府行文，不能直接給省政府行文;省屬高等院�？梢酝ㄟ^省教育廳給省政府行文，不能直接給省政府行文。

　　增加了“對違反行文規(guī)則上報的公文，上級機關的文秘部門可退回呈報機關。”

　　第二十四條增加了“需經(jīng)政府審批的具體事項，經(jīng)政府同意后，可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。”省政府部門報請省政府審批的具體事項，或涉及省政府部門一般工作的，報請省政府領導同意后，以部門名義向省政府其他部門或設區(qū)市、縣(市、區(qū))政府行文，文中注明“經(jīng)省政府同意。”

　　增加了“涉及多個部門職權范圍內(nèi)的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文;擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷，造成嚴重后果的，追究有關人員責任。”如一個省政府部門發(fā)文涉及多個部門職責的，必須主動征求相關部門意見，會簽同意后方可向下行文。如幾個部門聯(lián)合向下行文，其內(nèi)容協(xié)商會簽一致后方可向下級對口部門行文。未經(jīng)省政府同意，不能擅自向設區(qū)市政府、縣(市、區(qū))政府發(fā)布指令性公文或者在公文中提出指令性要求。

　　第二十六條增加了“除辦公廳(室)外，部門、單位內(nèi)設機構(gòu)一律不得對外正式行文。”省政府部門除了辦公室外，其他內(nèi)設業(yè)務處室一律不得對外正式行文。

　　第三十條增加了“按照精簡、高效原則，嚴格控制發(fā)文數(shù)量，沒有實質(zhì)內(nèi)容的、可發(fā)可不發(fā)的、重復的、照抄照轉(zhuǎn)的一律不發(fā);嚴格控制文件篇幅，力求少而精、短實精活新，文約事豐，除法規(guī)類、規(guī)范性公文外，一般公文控制在4000字以內(nèi)幅度。”“嚴格控制行文規(guī)格，可由部門發(fā)文或者部門聯(lián)合發(fā)文的，不再由黨委、政府及其辦公廳(室)印發(fā)，可由黨委、政府辦公廳(室)印發(fā)的，不以黨委、政府名義行文。”省政府部門報送省政府領導批示的事務性公文，經(jīng)省政府領導批示同意后，可由部門發(fā)文或幾個部門聯(lián)合發(fā)文，根據(jù)內(nèi)容發(fā)至設區(qū)市或省政府有關部門，文中注明“經(jīng)省政府同意”。

　　在嚴格控制發(fā)文數(shù)量方面，增加了不予發(fā)文的具體內(nèi)容：“(一)國家法律法規(guī)、黨內(nèi)法規(guī)、規(guī)章已作出明確規(guī)定的;(二)現(xiàn)行文件規(guī)定仍然適用的;(三)貫徹上級文件精神沒有新的貫徹落實舉措和政策規(guī)定的;(四)一般性工作會議上已印發(fā)材料的;(五)一般性調(diào)查報告、典型經(jīng)驗材料等;(六)通過當面協(xié)商、電話溝通或者其他信息化手段能夠解決問題的。”

　　第五章“公文起草”部分第三十二條增加了“改進文風，突出指導性、針對性、可操作性，強化務實管用，力求準確、精練、簡短。”在省政府部門代省政府或省政府辦公廳草擬的文稿中，盡量減少講空話、套話、廢話。反對“長、空、假”的不良文風，提倡“短、實、新”的優(yōu)良文風。

　　第三十四條增加了“公文涉及其他地方和部門職權范圍內(nèi)的事項，起草單位應當征求相關地方和部門意見，力求達成一致。經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能達成一致意見的，起草單位應當列明各方理由和依據(jù)，提出傾向性意見和建議，報請發(fā)文機關決定。”

　　第三十六條增加了“起草代擬稿應當經(jīng)黨委、政府或者黨委、政府辦公廳(室)授權，未經(jīng)授權的，應當事先書面請示并經(jīng)同意。”

　　第六章“公文審核”部分第三十七條增加了“公文文稿應當由發(fā)文機關辦公廳(室)進行核校，對擬發(fā)公文進行審查、核準、把關、修改、校核，擬定發(fā)文形式規(guī)格、密級和保密期限、緊急程度、主送機關和抄送機關、發(fā)布層次和傳達范圍等。”

　　第三十九條增加了“經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文，應當退回起草部門或單位，并說明理由。”

　　增加了“會議審議。需要發(fā)文機關會議審議的重要公文文稿，應當進行前置審核。起草部門或單位在審議前10個工作日，將文稿送發(fā)文機關辦公廳(室)，重點審核發(fā)文的必要性、可行性、重大政策措施的協(xié)調(diào)一致性、可操作性。前置審核后，存在問題的，發(fā)文機關辦公廳(室)提出意見，經(jīng)批準后由起草部門或單位進行修改;無異議的，發(fā)文機關辦公廳(室)提交審核報告，提出審議建議，經(jīng)批準后由起草部門或單位按程序提請發(fā)文機關會議審議。”

　　今后凡提交省政府常務會議審議的政策性文稿，起草部門報省政府辦公廳業(yè)務處后，都要會同法規(guī)處對文稿內(nèi)容、格式進行前置審核，由法規(guī)處提出審核建議，凡是符合行文規(guī)范的文稿，法規(guī)處長簽字后，由業(yè)務處按照程序報批，經(jīng)省政府主要領導同意后，提請省政府常務會議審議。省政府常務會議審議通過的文稿，由主辦部門向省政府提出發(fā)文請示，報送辦公廳業(yè)務處室先行審核，再由法規(guī)處按照發(fā)文程序進行審核報批。

　　增加了“未經(jīng)發(fā)文機關辦公廳(室)審核的公文文稿，不得直接報送發(fā)文機關負責人簽批。”今后省政府部門制發(fā)的文件，包括上報省政府的公文、下發(fā)的政策性文件，都要經(jīng)本機關的辦公室審核，對文稿內(nèi)容、格式、行文方式、發(fā)送范圍等進行嚴格審核，如果需要向社會公開的公文，省政府部門向省政府報送請示時，明確提出“此文可以向社會公開”的內(nèi)容。經(jīng)辦公室審核準確無誤后，再正式編號印發(fā)，不能出現(xiàn)不規(guī)范的文字、格式方面錯誤。

　　第七童“公文簽發(fā)”部分第四十八條增加了“不得倒流報送、倒流簽發(fā)擬發(fā)公文。未經(jīng)辦公廳(室)審核把關的擬發(fā)公文，領導同志一律不予簽批發(fā)文。擬發(fā)文起草單位、辦公廳(室)文秘機構(gòu)不得將未經(jīng)審核把關的擬發(fā)公文直接報送領導同志簽批發(fā)文。”

　　第八章“公文發(fā)布”部分第五十二條增加了“標注‘公開發(fā)布’的文件，經(jīng)批準，由辦公廳(室)通知有關新聞單位發(fā)布。公開發(fā)布的時間、形式和渠道由發(fā)文機關確定，并安排好相關工作。公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力;公開發(fā)布的公文，除印少量紙質(zhì)文件存檔外，不再普遍印發(fā)。”

　　增加了“沒有標注密級或標注‘公開發(fā)布’的文件有關內(nèi)容，在公開發(fā)布前，不得在公開的文件資料、出版物、會議和新聞媒體、互聯(lián)網(wǎng)上使用。”

　　增加了“未標注‘公開發(fā)布’的文件，如需公開發(fā)布，有關單位應當書面請示發(fā)文機關。涉密公文公開發(fā)布前，應當履行解密手續(xù)，堅持‘先審查、后公開’和‘一件一審’。未經(jīng)批準，任何單位不得擅自公開發(fā)布公文。”

　　增加了“政府系統(tǒng)公文的公開發(fā)布，依據(jù)政府信息公開有關規(guī)定辦理。”

　　第五十三條增加了“加印公文，用文單位在公文送審時或者送印前1天，向發(fā)文機關書面申請，說明加印理由、份數(shù)、發(fā)放范圍、管理辦法及責任人等，經(jīng)發(fā)文機關負責人審批同意后加印。”

　　第五十六條增加了“公文一般不作為會議資料印發(fā)，確需會上印發(fā)的，應當明確管理責任人，在會議結(jié)束時即行收回。會議同意帶走的公文，與會人員應當及時交本機關機要文件室。”

　　第五十七條增加了“公文應當嚴格按照發(fā)布層次規(guī)定的傳達閱讀范圍發(fā)放。公文只發(fā)組織，不發(fā)個人。任何單位和個人不得擅自擴大和縮小公文的印發(fā)傳達閱讀范圍;需要變更的，應當經(jīng)發(fā)文機關批準。”

　　第十一章“公文保密”第七十條增加了“省級黨政機關及其經(jīng)授權的機關、單位可以確定絕密級、機密級和秘密級公文;設區(qū)市一級的黨政機關及其經(jīng)授權的機關、單位可以確定機密級和秘密級公文。具體的公文定密權限、授權范圍由國家保密行政管理部門規(guī)定。執(zhí)行上級公文確定的秘密事項，根據(jù)所執(zhí)行公文的密級確定。如涉密公文定密等級超出本機關定密權限，應當先行采取保密措施，并立即報請上級機關確定;沒有上級機關、單位的，應當立即提請有相應定密權限的業(yè)務主管部門或者保密行政管理部門確定。公安、國家安全機關在其工作范圍內(nèi)按照規(guī)定的權限確定涉密公文的密級。”

　　第七十一條增加了“機關主要負責人和分管負責人為公文定密責任人，主要負責人對公文定密工作負總責。機關負責人一經(jīng)任命即是本機關的公文定密責任人。省級黨政機關和重要涉密單位以及有特殊保密要求的機關單位，可以增加其他指定人員為定密責任人。機關負責人和定密責任人對本機關公文的密級和保密期限的確定、變更及解除負責。”

　　第七十四條增加了“涉密公文應當依據(jù)定密標準和要求準確確定并標注密級和保密期限。確定公文密級、保密期限，由公文擬制和審核機構(gòu)提出意見建議，按程序報經(jīng)發(fā)文機關負責人和定密責任人審核批準。黨政機關公文密級和保密期限的確定、變更和解除，由黨政機關授權其辦公廳(室)審核辦理，其他任何單位和個人不得擅自變更、解除公文的密級和保密期限。”

　　第七十七條增加了“公文的密級需要變更或者解除的，由擬制部門或單位提出，原確定密級的機關或者其上級機關決定。”

　　第十四章“公文管理”第九十七條增加了“黨政機關公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。按照科學標準，統(tǒng)一公文處理制度規(guī)范、統(tǒng)一公文處理運行規(guī)范、統(tǒng)一公文擬制審核要求、統(tǒng)一收文發(fā)文辦理程序、統(tǒng)一公文簽發(fā)和用印規(guī)范、統(tǒng)一公文歸檔保密標準、統(tǒng)一公文清退銷毀規(guī)定等。對下級機關的公文管理活動進行業(yè)務指導和督促檢查，促進統(tǒng)一規(guī)范，消除機關之間的溝通障礙，保證公文處理的通用性。”

　　二、《實施細則》格式變化情況

　　公文格式分為版頭部分、主體部分、版記部分三大塊。與原《河北省國家行政機關公文處理實施細則》相比，主要是增加了“份號”和“發(fā)文機關署名”，刪除了“主題詞”。現(xiàn)在的公文格式具體包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼、二維條碼等19個要素。

　　(一)版頭部分六要素。

　　1.公文份號標注。這是新增加的要素。份號即公文印制的順序號，涉密公文應當標注份號。按照《實施細則》規(guī)定，公文份號在公文首頁左上角用阿拉伯數(shù)字標注。具體標注方式是：涉密文件可標虛位，一般標6位，如果是兩位數(shù)的文件共20號，則從000001號開始編碼，一直編排到000020號;如果是四位數(shù)字的文件共2000號，則從000001號開始，一直編排到002000號。

　　2.密級和保密期限標注。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密…‘機密…‘秘密”和保密期限。要合理把握和確定密級，本著實事求是、利于保密的原則，準確合理地進行標注，并根據(jù)其文件內(nèi)容明確標注保密期限。密級和保密期限都要標注在公文首頁的左上角(原在首頁右上角標注)，用阿拉伯數(shù)字標注。例如：秘密1年、機密3年、絕密長期。

　　3.緊急程度標注。這是公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文分別標注“特急”“加急”，電報分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。“特提”是指須即刻辦理的事項，“特急”是指須2日內(nèi)辦理的事項，“加急”是指須4日內(nèi)辦理的事項，“平急”是指須6日內(nèi)辦理的事項。公文的緊急程度要在公文首頁左上角標注。

　　4.發(fā)文機關標志。這是由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，此類文件是機關或部門的大頭文件，一般是指上報或下發(fā)的政策性文件;文件頭也可以使用發(fā)文機關全稱或者是規(guī)范化簡稱，文號編在版頭下方紅線以上，一般用函類公文較多。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。

　　發(fā)文機關標志用套紅小標宋體字居中印在公文首頁上半部，標志上邊緣至版心上邊緣35MM，字號不大于上級發(fā)文機關標志，做到醒目莊重、規(guī)范美觀。

　　5.發(fā)文字號標注。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。例如：冀政〔2013〕18號。

　　6.簽發(fā)人標注。上報公文應當標注簽發(fā)人姓名。一般標注發(fā)文機關主要負責人。聯(lián)合上行文，應當同時標注所有聯(lián)署機關簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按發(fā)文機關排列順序從左到右、自上而下依次均勻順排。

　　(二)主體部分九要素。

　　1.公文標題標注。公文標題由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成，不能缺項，不能省略發(fā)文機關名稱。凡3個以下機關聯(lián)合行文時，應當列出所有發(fā)文機關名稱;4個以上機關聯(lián)合行文時，可采用排列在前的發(fā)文機關名稱加“等”的方式。

　　標題中一般不用標點符號，確需使用的，可用書名號、引號、頓號、連接號、括號。如《河北省人民政府關于做好“7·21”洪澇重災區(qū)恢復重建工作的指導意見》、《河北省突發(fā)事件應對條例(草案)》、《中共河北省委河北省人民政府關于印發(fā)<河北省黨政機關公文處理工作實施細則>的通知》。

　　2.主送機關標注。主送機關就是公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。省政府部門向省政府報送請示或報告類公文，規(guī)范化稱謂是“省人民政府”。省政府部門的規(guī)范化簡稱，也應當規(guī)范使用，例如，省發(fā)展和改革委員會，可簡稱為“省發(fā)展改革委”;例如，省科學技術廳，可簡稱為“省科技廳”。

　　3.正文表述。正文是公文的主體和核心部分，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁必須顯示公文的正文。特別是幾個部門聯(lián)合行文公文標題過長，必要時可以縮減標題字數(shù)，把公文首頁留出一些空間用來寫正文內(nèi)容，避免出現(xiàn)公文首頁只有標題沒有公文內(nèi)容的情況。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次采用“一”、(一)、“1”、(1)標注;一般第1層用黑體字、第2層用楷體字、第3層和第4層用仿宋體字標注。正文中標準字數(shù)是每個頁碼22行，每行排28個字。

　　4.附件說明表述。附件說明是公文附件的順序號和名稱。在正文之下空一行左空2字位置編排“附件”二字，后面標全角冒號和附件名稱。如果有多個附件，則依次單獨成行向下排列。附件名稱后不加標點符號。

　　5.發(fā)文機關署名標注。這是新增加的要素。發(fā)文機關署名要用機關全稱或規(guī)范化簡稱�！秾嵤┘殑t》規(guī)定，從2013年7月1日起，無論是上報公文還是下發(fā)公文，發(fā)文機關都要署名。政府部門制發(fā)的公文包括發(fā)文機關署名、成文日期、發(fā)文機關印章。三個要素都不能缺少。聯(lián)合行文時，將發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序橫向依次整齊排列在相應位置。

　　6.成文日期標注。《實施細則》規(guī)定，從2013年7月1日起，公文的成文日期均用阿拉伯數(shù)字標注。這里要把握好兩點，一是沒有主送機關和發(fā)文機關署名的公文，成文日期加括號標注在標題下方;二是有主送機關和發(fā)文機關署名的公文，標注在發(fā)文機關署名下一行。成文日期無論用哪一種方式標注，都要用阿拉伯數(shù)字標注，不能用漢字標注。標注的年、月、日均用全稱，年、月、日不編虛位，不簡稱。如“2013年7月1日”，不能寫成“13年07月01日”。

　　7.印章加蓋。公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文、紀要和電報可以不加蓋印章。聯(lián)合行文時，聯(lián)署機關印章要與發(fā)文機關署名相對應，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排不超過3個印章。印章用紅色，印章要壓住成文日期，不得出現(xiàn)空白印章。

　　8.附注標注。附注是公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。主要標注公文的傳達范圍或聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話等，一般加括號標注于成文日期左下方。上報的請示類公文必須標注聯(lián)系人和聯(lián)系電話，以便于上級機關在辦理該公文時與熟悉該公文的人員聯(lián)系溝通，協(xié)調(diào)事項。

　　9.附件標注。附件是公文正文的說明、補充或者參考資料。附件要另面編排，與公文正文一起裝訂，如附件與正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字，有2個以上附件時，應標注附件順序號。附件要準確規(guī)范進行排列。

　　(三)版記部分四要素。

　　1.抄送機關標注。抄送機關是指除主送機關外，需要執(zhí)行或者知曉公文的上級、下級和無隸屬關系的其他機關。抄送機關應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。抄送機關的排列順序一般按機關性質(zhì)和隸屬關系確定。不同級別的抄送機關，依照先上級機關、再平級機關、后下級機關的順序排列。抄送機關一般不寫機關負責同志個人。

　　還有一個新的變化，《實施細則》規(guī)定，從2013年7月1日起，公文取消了主題詞，今后各類公文都不再標注主題詞了。

　　2.印發(fā)機關和印發(fā)日期。這里是指公文的送印機關和送印日期。制發(fā)公文的部門印發(fā)機關一般寫其部門辦公廳(室)，如“河北省人民政府辦公廳”，時間寫“2013年7月1日印發(fā)”(印發(fā)時間用阿拉伯數(shù)字標注，不能用漢字標注)。

　　3.頁碼標注。這里是指公文頁數(shù)順序號。公文的頁碼標注有兩種標法，一是公文正文包括幾個附件，其中都是正文的組成部分，必須把所有附件內(nèi)容列入整個公文的整體部分，統(tǒng)一編排頁碼，印刷版記標在公文的最后。二是公文有幾個附件，但是各有其獨立性，或者是單獨排版，或者是單獨裝訂自成體系，應按其文件的內(nèi)容特點編排。

　　4.二維條碼標注。這是《實施細則》根據(jù)公文實踐增加的。從2000年以來，省政府暨省政府辦公廳文件一直在用。

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