怎樣完善公司規(guī)章制度抵御勞動(dòng)糾紛風(fēng)險(xiǎn)
引言
公司規(guī)章制度，又稱公司內(nèi)部勞動(dòng)規(guī)則，在有些國(guó)家被稱為雇傭規(guī)則或工作規(guī)則，是指公司依法制訂并在本單位實(shí)施的組織勞動(dòng)和進(jìn)行勞動(dòng)管理的規(guī)則。[][1]公司規(guī)章制度的內(nèi)容包括勞動(dòng)合同管理、工資管理、社會(huì)保險(xiǎn)、福利待遇、工時(shí)休假、職工獎(jiǎng)懲以及其他勞動(dòng)管理等。
公司規(guī)章制度對(duì)公司具有重要意義，它可以規(guī)范管理，使公司經(jīng)營(yíng)有序，增強(qiáng)公司競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，可規(guī)范員工的行為，提高管理效率。同時(shí)，公司的規(guī)章制度也是公司行使用工自主權(quán)，最大限度減少勞動(dòng)糾紛或在勞動(dòng)糾紛中占據(jù)主動(dòng)地位的重要依持。然而，勞動(dòng)法頒布實(shí)施多年來(lái)，公司的規(guī)章制度制定和實(shí)施并未得到企業(yè)應(yīng)有的重視。很多單位往往隨意或籠統(tǒng)地按照自己的標(biāo)準(zhǔn)制定和實(shí)施本公司規(guī)章制度，并據(jù)此對(duì)其員工進(jìn)行管理、違紀(jì)處罰直至解除勞動(dòng)合同。但當(dāng)勞動(dòng)爭(zhēng)議發(fā)生時(shí)，公司所依據(jù)的這些規(guī)章制度有效性卻又往往得不到仲裁委員會(huì)或法院的認(rèn)可，敗訴成為各個(gè)用人單位最常面臨的結(jié)局。那么，如何才能真正發(fā)揮公司規(guī)章制度中預(yù)防和抵御勞動(dòng)糾紛風(fēng)險(xiǎn)的作用呢？筆者即從公司規(guī)章制度的制定和實(shí)施角度試就此問(wèn)題進(jìn)行探討：
一、公司規(guī)章制度的制定 《勞動(dòng)法》第4條和《勞動(dòng)合同法》第4條規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)依法建立和完善勞動(dòng)規(guī)章制度，保障勞動(dòng)者享有勞動(dòng)權(quán)利、履行勞動(dòng)義務(wù)。”《最高人民法院關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問(wèn)題的解釋》第19條規(guī)定：“用人單位根據(jù)《勞動(dòng)法》第4條之規(guī)定，通過(guò)民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國(guó)家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動(dòng)者公示的，可以作為人民法院審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)�！笨梢�(jiàn)，規(guī)章制度的建立和完善既是用人單位的權(quán)利，也是用人單位的義務(wù)。用人單位的規(guī)章制度只有符合法律的規(guī)定，才能保證勞動(dòng)者在享有某些勞動(dòng)條件和勞動(dòng)待遇的同時(shí)，約束其在單位內(nèi)部的勞動(dòng)行為，從而起到建立和維護(hù)公司正常管理和運(yùn)作的作用。
公司規(guī)章制度具有法律效力，應(yīng)當(dāng)具備三個(gè)構(gòu)成要件：一為主體要件，二為內(nèi)容要件，三為程序要件。只有同時(shí)符合這三個(gè)要件，公司規(guī)章制度才能對(duì)用人單位和勞動(dòng)者具有約束力。[][2]
（一）主體要件，即制作主體要合法。 有權(quán)制定公司規(guī)章制度的，應(yīng)當(dāng)是單位行政中處于高級(jí)層次，對(duì)用人單位的各個(gè)組成部分和全體職工有權(quán)實(shí)行全面統(tǒng)一管理的機(jī)構(gòu)，而非單位中的任何一個(gè)管理機(jī)構(gòu)，而且規(guī)章制度應(yīng)以用人單位名義予以制定，這樣才能保證所制定的制度對(duì)本單位具有統(tǒng)一性和權(quán)威性。當(dāng)然，具體的制定主體，法律并沒(méi)有強(qiáng)制性規(guī)定，用人單位可通過(guò)本公司章程或職工民主程序等予以確定，進(jìn)而充分發(fā)揮其自主經(jīng)營(yíng)權(quán)。
�。ǘ﹥�(nèi)容要件，即公司規(guī)章制度的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)合法。 首先，公司的規(guī)章制度不得違反國(guó)家法律、法規(guī)及政策的規(guī)定。公司規(guī)章制度的內(nèi)容必須符合法律法規(guī)在勞動(dòng)管理方面的各項(xiàng)強(qiáng)制性規(guī)定，如關(guān)于懲戒違紀(jì)員工或者解除勞動(dòng)合同的規(guī)定，必須與法定的情形相符；在安排員工工作時(shí)，必須執(zhí)行國(guó)家對(duì)勞動(dòng)者工作時(shí)間和休息休假的規(guī)定，即每天工作時(shí)間不超過(guò)8小時(shí)，每周不超過(guò) 40小時(shí)；若有加班加點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)與工會(huì)或員工協(xié)商，每天加班不超過(guò)3小時(shí)，并依照法律給予勞動(dòng)者足額的加班費(fèi)，合理制定公司勞動(dòng)紀(jì)律和相應(yīng)獎(jiǎng)懲制度等。對(duì)于任何超出現(xiàn)行法律法規(guī)框架的規(guī)章制度，均被視為無(wú)效。對(duì)此，《勞動(dòng)合同法》第80條規(guī)定：“用人單位直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度違反法律、法規(guī)的，由勞動(dòng)行政部門責(zé)令改正，給予警告；給勞動(dòng)者造成損害的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任�！眲趧�(dòng)合同法第38條規(guī)定“用人單位規(guī)章制度違反法律、行政法規(guī)的規(guī)定，損害勞動(dòng)者權(quán)益的，勞動(dòng)者可以隨時(shí)通知用人單位解除勞動(dòng)合同�！�
其次，公司規(guī)章制度不得違反公序良俗，不得侵犯勞動(dòng)者作為公民的基本權(quán)利。勞動(dòng)關(guān)系的從屬性決定了勞動(dòng)者作為用人單位的.員工，應(yīng)當(dāng)接受用人單位的管理和領(lǐng)導(dǎo)。在勞動(dòng)過(guò)程中，勞動(dòng)者的某些基本權(quán)利，如會(huì)客權(quán)、出入權(quán)等，必然會(huì)受到某種程度的限制。但是，用人單位不應(yīng)以此為由無(wú)限擴(kuò)大自身對(duì)勞動(dòng)者的組織權(quán)，從而使公司規(guī)章制度侵害勞動(dòng)者作為公民的基本權(quán)利，如在規(guī)章制
度中規(guī)定勞動(dòng)者在勞動(dòng)期間不得結(jié)婚生育，上下班要搜身檢查等。用人單位對(duì)勞動(dòng)者作為公民的基本權(quán)利的限制必須界定在為工作性質(zhì)和實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)所證明是的必要的和必需的范圍，而且必須是適當(dāng)?shù)摹?/p>
再次，公司規(guī)章制度不得與勞動(dòng)合同和集體合同相沖突�！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P(guān)于勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問(wèn)題的解釋（二）》第16條明確規(guī)定：“用人單位制訂的內(nèi)部規(guī)章制度與集體合同或者勞動(dòng)合同約定的內(nèi)容不一致，勞動(dòng)者請(qǐng)求優(yōu)先適用合同約定的，人民法院應(yīng)予支持�！眲趧�(dòng)合同和集體合同都是用人單位與勞動(dòng)者就勞動(dòng)權(quán)利義務(wù)達(dá)成的協(xié)議，分別代表著勞動(dòng)者的個(gè)人意志和群體意志，是一種雙方行為。而公司規(guī)章制度是用人單位單方制定的，是一種單方行為，不論從法律權(quán)利性質(zhì)還是從保護(hù)弱勢(shì)群體角度，雙方行為的效力都是高于單方行為。同時(shí)，也有用人單位將公司規(guī)章制度化為勞動(dòng)合同的附件以增強(qiáng)規(guī)章的有效性，但這些規(guī)章制度實(shí)際上仍是用人單位單方制定的格式條款。根據(jù)合同法上格式條款的規(guī)定，當(dāng)格式條款與非格式條款的解釋不一致時(shí)，適用非格式條款。
（三） 程序要件，即有效的公司規(guī)章制度必須經(jīng)過(guò)民主程序制定和完善，并向勞動(dòng)者公示。
《勞動(dòng)合同法》第4條第2款規(guī)定“用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見(jiàn)，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定�！笨梢�(jiàn)，公司規(guī)章制度的制定過(guò)程是一個(gè)民主表決和集體協(xié)商的過(guò)程。當(dāng)然，并非所有的公司規(guī)章制度都需要經(jīng)過(guò)職工代表大會(huì)或全體職工討論。需經(jīng)職工等討論通過(guò)是涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度，如薪酬福利制度、違紀(jì)處罰制度等。對(duì)于那些非涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度的制定，目前法律并未規(guī)定具體程序，應(yīng)當(dāng)理解為非涉及勞動(dòng)者切身利益的事項(xiàng)的制定程序由用人單位自行規(guī)定。[][6]同時(shí)，還應(yīng)注意：對(duì)于上述民主程序，法律側(cè)重強(qiáng)調(diào)了全體職工或職工代表大會(huì)的參與和意見(jiàn)征求，而非最終決定權(quán)。公司規(guī)章制度的制定最終需通過(guò)用人單位與工會(huì)或職工代表平等協(xié)商確定。
此外，制定后的公司規(guī)章制度還應(yīng)當(dāng)對(duì)勞動(dòng)者進(jìn)行公示。公示原則是現(xiàn)代法律法規(guī)生效的一個(gè)要件。公司的規(guī)章制度，只有經(jīng)過(guò)公示才能具有法律效力。
這是其作為約束公司內(nèi)部員工行為的規(guī)范的性質(zhì)所決定的，只有將公司規(guī)章制度的內(nèi)容對(duì)其適用的人群予以公開(kāi)，才能使員工們對(duì)他們各自的行為后果有預(yù)見(jiàn)性，從而依規(guī)行事�！秳趧�(dòng)合同法》第4條第4款規(guī)定“直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)公示，或者告知?jiǎng)趧?dòng)者。”《最高人民法院關(guān)于勞動(dòng)爭(zhēng)議適用法律若干問(wèn)題的解釋》第19條也明確規(guī)定只有向勞動(dòng)者公示的規(guī)章制度才能作為審判案件的依據(jù)。公示的方式有很多，比如在單位公告欄內(nèi)張貼、電話或短信通知閱讀，以電子郵件或者規(guī)定的網(wǎng)頁(yè)上公布等。目前比較行之有效的方式是將公司規(guī)章制度寫入公司的員工手冊(cè)內(nèi)，并讓員工簽收；或?qū)T工進(jìn)行規(guī)章制度培訓(xùn)，并簽收閱讀等。[][7]公司規(guī)章制度的公示不僅可以讓勞動(dòng)者對(duì)其自身的權(quán)利義務(wù)有所了解，同時(shí)也可提高規(guī)章的執(zhí)行力，避免不必要的糾紛。
當(dāng)然，規(guī)章制度的修改和完善也同樣需要經(jīng)過(guò)平等協(xié)商程序進(jìn)行，且修改后須及時(shí)向勞動(dòng)者公示或告知?jiǎng)趧?dòng)者�！秳趧�(dòng)合同法》第4條第3款規(guī)定：“在規(guī)章制度和重大事項(xiàng)實(shí)施過(guò)程中，工會(huì)或者職工認(rèn)為不合適的，有權(quán)向用人單位提出，通過(guò)協(xié)商予以修改完善�！边@就要求公司規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)隨著社會(huì)形勢(shì)和公司的發(fā)展，根據(jù)勞動(dòng)法律法規(guī)的不斷調(diào)整以及工會(huì)和職工的意見(jiàn)及時(shí)修訂和完善。
二、公司規(guī)章制度的可操作性。 我國(guó)現(xiàn)行的法律法規(guī)調(diào)整和規(guī)范的是勞動(dòng)方面原則性和普遍性的問(wèn)題，它不可能面面俱到，這就要求公司在制定本單位的規(guī)章制度時(shí)應(yīng)當(dāng)結(jié)合本單位的實(shí)際情況和特點(diǎn)，制定具體、詳細(xì)、配套的條款，并具有可操作性。例如，《勞動(dòng)合同法》第39條第（三）項(xiàng)規(guī)定“勞動(dòng)者嚴(yán)重違反用人單位的規(guī)章制度”和第
（四）項(xiàng)規(guī)定“嚴(yán)重失職、營(yíng)私舞弊，給用人單位造成重大損失的”，用人單位可以解除勞動(dòng)合同，且無(wú)須支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。但是對(duì)什么是違紀(jì)行為，違紀(jì)行為達(dá)到何種程度才構(gòu)成“嚴(yán)重違紀(jì)”，什么是重大損失等，都沒(méi)有做出具體規(guī)定。這就需要單位在規(guī)章制度中根據(jù)不同的崗位要求將其細(xì)化和量化，從而使之具有實(shí)際可操作性。
三、公司規(guī)章制度的落實(shí)
公司的有效管理有賴于完善的公司規(guī)章制度，但是僅僅建立了規(guī)章制度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，更為重要的是有效落實(shí)規(guī)章制度，特別是對(duì)違紀(jì)員工的處理，只有符合法律規(guī)定，才能為企業(yè)降低勞動(dòng)糾紛風(fēng)險(xiǎn)。
《最高人民法院關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問(wèn)題的解釋》第13條規(guī)定：“因用人單位作出的開(kāi)除、除名、辭退、解除勞動(dòng)合同、減少勞動(dòng)報(bào)酬、計(jì)算勞動(dòng)者工作年限等決定而發(fā)生的勞動(dòng)爭(zhēng)議，用人單位負(fù)舉證責(zé)任。”可見(jiàn)，一旦用人單位與勞動(dòng)者發(fā)生糾紛，用人單位必須為勞動(dòng)者的違紀(jì)和失職行為提供證據(jù)，否則用人單位將承擔(dān)不利的后果。因此，保留、固定和收集員工的違紀(jì)證據(jù)具有非常重要的作用，它往往直接關(guān)系著公司規(guī)章制度的合法有效落實(shí)。實(shí)踐中，有不少用人單位雖然制定了完善的規(guī)章制度，但在具體實(shí)施中，因?yàn)闆](méi)有將日常的處罰通過(guò)法律認(rèn)可的形式予以確定，導(dǎo)致單位精心設(shè)計(jì)的規(guī)章制度最終成為一紙空文。因此，公司應(yīng)盡量取得違紀(jì)員工簽字的書(shū)面材料或其他部
門的處理紀(jì)錄，妥善保管其他物證和視聽(tīng)材料；每次違紀(jì)，都應(yīng)做出相應(yīng)的書(shū)面處理材料，要求員工簽字。這樣，才能為公司日后可能做出的違紀(jì)處罰提供法律認(rèn)可的有效的依據(jù)。
公司依據(jù)規(guī)章制度對(duì)員工的所有處理決定，不論是錄用通知書(shū)還是解除通知書(shū)或者違紀(jì)通知書(shū)，作為一種意思表示，都必須送達(dá)給員工才能生效，沒(méi)有經(jīng)過(guò)送達(dá)的處理決定，無(wú)論依據(jù)多么完備的規(guī)章而制定，都只是辦公桌上的一張稿件，不發(fā)生任何法律效力。因此，送達(dá)程序，是公司規(guī)章制度得以有效落實(shí)的必要程序。依照相關(guān)法律規(guī)定，公司的所有處理決定，應(yīng)以書(shū)面形式直接送達(dá)職工本人。
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